Aprender Power BI empieza antes de abrir el programa. Primero necesitas decidir qué pregunta merece una respuesta y qué datos permitirían contestarla. En esta lección vas a definir un encargo pequeño que acompañará todo el curso: estudiar las ventas de una tienda ficticia sin confundir facturación, margen y beneficio.
El problema que vas a resolver
Imagina una tienda de artículos de escritorio llamada La Encina. Vende cuadernos, carpetas y bolígrafos tanto en el establecimiento como por Internet. La persona que la gestiona quiere saber cuánto vende, qué productos aportan más margen comercial y cómo cambian los resultados de enero a febrero. Son preguntas sencillas pero requieren ordenar varias piezas.
Un listado de operaciones permite encontrar una venta concreta. Un informe permite comparar grupos de operaciones. Si tienes cien movimientos puedes leerlos uno a uno. Cuando necesitas repetir la comparación cada semana interesa construir un proceso que vuelva a calcular los mismos indicadores. Ese proceso es lo que aprenderás a preparar.
No vamos a trabajar con una empresa real ni a recomendar decisiones de inversión. Los importes son inventados para que puedas comprobar cada cálculo. En este caso los precios no incluyen impuestos, no hay descuentos y el coste representa únicamente el coste directo del producto. Esta simplificación se mantendrá visible para no presentar el margen comercial como beneficio neto.
Las piezas del trabajo
Power BI Desktop permite preparar datos, relacionarlos, calcular medidas y diseñar páginas de informe. El servicio de Power BI añade posibilidades de publicación y colaboración que dependen de la cuenta y de la organización. Puedes aprender la parte central de este curso con un archivo local antes de plantearte compartirlo.
Piensa en cuatro tareas distintas. Obtener significa traer registros de una fuente. Transformar significa corregir su estructura o sus tipos. Modelar significa establecer cómo se conectan las tablas. Presentar significa seleccionar cálculos y gráficos que ayuden a responder la pregunta inicial. Saltarse las tareas intermedias suele producir una imagen bonita con resultados difíciles de justificar.
El archivo de trabajo se guardará como tienda-power-bi.pbix. No es una hoja de cálculo que se rellena celda a celda durante el análisis. Contendrá las consultas, el modelo y las páginas que construyas. Los datos originales tendrán su propio lugar y no debes sustituirlos por una captura del informe.
Escribe un encargo verificable
Una pregunta como «quiero conocer mi negocio» es demasiado amplia. Sustitúyela por «quiero comparar las ventas y el margen comercial de enero y febrero de 2026 por producto y canal». Ya has definido las magnitudes, el periodo y las formas de agrupar. También puedes decidir quién lo leerá: una persona que gestiona la tienda y dispone de cinco minutos.
Usa esta plantilla en tu cuaderno. No hace falta emplear lenguaje técnico. Cuanto más concreta sea la respuesta menos dudas surgirán al diseñar las páginas.
- Decisión que quiero preparar: qué producto merece una revisión comercial.
- Periodo disponible: enero y febrero de 2026.
- Indicadores: ventas, coste directo, margen comercial y unidades.
- Desgloses: producto, canal y mes.
- Destinatario: responsable de la tienda.
- Límite: no se incluyen salarios, alquileres, impuestos ni devoluciones.
Añade una condición de aceptación: los totales del informe tienen que coincidir con una suma independiente de los registros originales. Esta condición vale más que exigir muchos gráficos. Si los números no cuadran no puedes justificar la decisión aunque el diseño parezca profesional.
Define el significado de cada cifra
En nuestro ejercicio una venta será la cantidad multiplicada por el precio unitario. El coste directo será la cantidad multiplicada por el coste unitario. El margen comercial será la diferencia entre ambos importes. El porcentaje de margen se calculará dividiendo el margen entre las ventas. No lo calcularemos sobre el coste porque eso respondería a otra pregunta.
Si vendes dos cuadernos a diez euros con un coste de seis euros cada uno, las ventas suman veinte euros. El coste directo es doce y el margen ocho. El porcentaje de margen es el cuarenta por ciento. Dividir ocho entre doce daría otro porcentaje que no debes presentar con el mismo nombre.
Una operación puede contener varias unidades. Por eso contar filas no equivale a contar unidades vendidas. Tampoco equivale necesariamente a contar pedidos: un pedido podría contener varias líneas. En nuestros datos cada identificador corresponde a una línea de venta. Mantener esta distinción desde el principio evita cambiar de significado cuando aparezcan las medidas.
Elige un alcance que puedas terminar
Tu primera entrega tendrá una página general y una página de detalle. La primera mostrará los indicadores principales, una comparación entre productos y una evolución mensual. La segunda permitirá inspeccionar registros. No necesitas mapas si la pregunta no contiene una dimensión geográfica ni predicciones cuando solo tienes dos meses.
Una mejora razonable sería incorporar más meses cuando domines el proceso. Una ampliación prematura sería añadir clientes, inventario, campañas y objetivos sin haber comprobado todavía las ventas. Mi criterio es empezar con pocas cifras bien definidas. Un informe pequeño que alguien usa cada semana tiene más valor práctico que veinte páginas que nadie sabe interpretar.
Errores habituales
El primer error es elegir un gráfico antes de escribir la pregunta. El segundo es utilizar «beneficio» como nombre de cualquier resta entre importes. El tercero es asumir que el programa corregirá un dato mal registrado. Power BI ejecuta instrucciones y cálculos; no conoce por sí solo la intención de quien preparó la fuente.
Otro tropiezo consiste en cambiar el alcance durante cada sesión. Si aparece una idea nueva anótala como mejora posterior. Termina primero la versión mínima acordada. Así podrás comprobar qué parte del resultado funciona y cuál necesita revisión sin perderte en una colección de pruebas inconexas.
Ejercicio práctico
Redacta el encargo de La Encina con la plantilla anterior. Después escribe con tus palabras qué significa una fila, qué diferencia hay entre ventas y margen y qué gastos quedan fuera. Haz el cálculo de los dos cuadernos sin el programa y guarda el resultado como primera referencia.
En la hoja 1 del cuaderno completa «Pregunta de negocio», «Indicadores y desgloses», «Una fila representa» y «Cálculo manual». Considera terminado el ejercicio cuando otra persona pueda leerlo y explicar qué esperas obtener sin preguntarte qué significa cada cifra.
Lo que deberías recordar
– Una pregunta concreta determina los datos necesarios.
– Una fila, una unidad y un pedido no son lo mismo.
– El margen comercial del curso no representa beneficio neto.
– Cada indicador necesita una definición y una comprobación.
Siguiente lección: Prepara Power BI Desktop y tu espacio de trabajo.
