El inventario representa dinero convertido en objetos. Si falta, pierdes capacidad de servir; si sobra, ocupa espacio y puede generar costes. En esta lección aprenderás a contar existencias, distinguir estados y calcular una reposición sencilla. El objetivo no es acertar siempre la demanda, sino disponer de un método para corregir a tiempo.
Separa los estados de las unidades
No todas las unidades relacionadas con tu negocio están disponibles. Distingue existencias vendibles, reservadas, pendientes de recepción, dañadas y devueltas sin inspeccionar. Puedes utilizar más categorías si las necesitas, pero evita un sistema tan complejo que dejes de mantenerlo. Cada estado debe corresponder a una situación real.
Supón que tienes treinta unidades físicas. Cinco están reservadas para pedidos y dos pendientes de revisar por un golpe. La disponibilidad inmediata no es treinta, sino veintitrés bajo esa clasificación. Si hay diez unidades en tránsito, tampoco debes sumarlas como si ya pudieras prepararlas hoy.
Relaciona cantidades con SKU y ubicación. Un total correcto de toda la tienda puede ocultar una variante agotada y otra sobrante. Cuenta cada referencia por separado. La reposición debe responder al comportamiento de esa referencia, no a una media que mezcle tamaños o colores con salidas diferentes.
Crea un registro mínimo
Utiliza una hoja con fecha, SKU, estado, entradas, salidas, saldo y motivo. Registra compras recibidas, pedidos preparados, devoluciones aprobadas y bajas por defecto. Si corriges una diferencia, conserva la explicación. Cambiar el número final sin registrar el ajuste impide investigar qué ocurrió.
Haz un recuento físico periódico. En una operación pequeña puedes contar todo; si aumenta, puedes revisar referencias por turnos. El objetivo es contrastar lo que dicen tus registros con lo que realmente existe. No asumas que el software tiene razón simplemente porque presenta números exactos.
Cuando utilizas logística externa, concilia también lo enviado, recibido, reservado y no apto según los informes disponibles. Conserva los datos necesarios para investigar diferencias. Un inventario distribuido exige entender estados y fechas, no limitarse a mirar una cifra principal.
Mide el ritmo de salida
Calcula una media sobre un periodo definido: unidades vendidas divididas entre días. Si vendes veintiocho unidades en catorce días, la media es dos al día. Ese valor describe el periodo observado; no demuestra que las dos semanas siguientes serán iguales. Anota promociones, falta de stock o cambios de precio que puedan distorsionarlo.
Si estuviste agotado varios días, la venta observada puede infravalorar la demanda que habrías atendido. Tampoco debes inventar todas las ventas perdidas. Marca el periodo como afectado y utiliza escenarios. La incertidumbre debe aparecer en la previsión en lugar de desaparecer bajo un promedio preciso.
Define el plazo completo de reposición
El plazo no termina cuando el proveedor dice que ha fabricado el producto. Incluye confirmación, preparación, transporte, recepción, inspección y disponibilidad. Si utilizas un centro logístico, incorpora su proceso de recepción. La unidad cuenta para servir cuando está realmente vendible en la modalidad elegida.
Registra plazos prometidos y reales. Después de varios pedidos podrás observar variación. No conviertas el mejor plazo que has visto en la previsión habitual. Para una primera estimación prudente, utiliza un escenario que puedas afrontar si se retrasa alguno de los pasos.
Calcula un punto de reposición
Una fórmula sencilla es demanda diaria prevista por plazo de reposición más existencias de seguridad. Si esperas dos unidades al día, tardas diez días en reponer y reservas seis unidades como colchón, el punto sería veintiséis. Todas las cifras son didácticas y el colchón no procede de una regla universal.
La cantidad de seguridad depende de variación de demanda, incertidumbre del plazo, coste de quedarse sin unidades y dinero disponible. No la fijes como un porcentaje mágico aplicable a cualquier negocio. Empieza con un supuesto explícito y revísalo cuando dispongas de observaciones suficientes.
Para decidir si debes pedir, utiliza una posición de inventario bien definida. Puedes sumar unidades vendibles y pedidos de compra confirmados y restar compromisos no descontados todavía. Evita restar dos veces pedidos que ya estaban fuera de la disponibilidad. Escribe la definición de tu hoja para mantener el cálculo coherente.
Decide cuánto reponer
El punto de reposición indica cuándo revisar un pedido, no necesariamente cuánto comprar. Para la cantidad, considera cobertura deseada, unidades en camino, pedido mínimo, espacio y tesorería. Un proveedor puede ofrecer mejor precio por cien unidades y aun así no resultar adecuado inmovilizar ese dinero.
Supón que deseas cubrir veinte días a dos unidades diarias. Necesitarías cuarenta unidades para esa cobertura antes de otros ajustes. Si tu posición relevante ya es veinticinco, estudiarías una diferencia de quince, teniendo en cuenta el colchón y la definición que hayas utilizado. No mezcles objetivos de cobertura con fórmulas de pedido distintas sin explicar sus componentes.
Vigila el inventario lento
Identifica referencias que permanecen demasiado tiempo sin salir. Antes de descontar, investiga si existe un problema de ficha, disponibilidad o identidad. Si realmente hay poco interés, compara alternativas: reducir compras, revisar precio dentro de tu margen o retirar existencias según condiciones aplicables.
Un descuento no garantiza una recuperación rentable. Calcula el ingreso neto y los costes adicionales de la acción. A veces aceptar una pérdida limitada evita seguir pagando almacenamiento; otras veces una retirada tiene costes que cambian la decisión. Valora la situación con datos, no con la esperanza de recuperar exactamente lo pagado.
Coordina la reposición con el dinero
No emitas una compra porque la hoja diga «reponer» sin comprobar pagos próximos y saldo disponible. El método de inventario propone una necesidad operativa. La tesorería determina si puedes atenderla sin comprometer otras obligaciones. Si no puedes comprar la cantidad ideal, ajusta alcance y expectativas de venta de forma consciente.
Errores habituales
Sumar mercancía en tránsito como disponible, ignorar reservas y reponer variantes por intuición genera problemas. Otro error es aumentar pedidos después de una semana excepcional sin comprobar su causa. Una promoción puntual no debe transformarse automáticamente en una previsión permanente.
Lo que deberías recordar
- Disponible, reservado y en tránsito son estados diferentes.
- La reposición considera todo el plazo hasta poder vender.
- El colchón de seguridad es un supuesto que debes revisar.
- Comprar más barato por unidad puede empeorar tu tesorería.
Ejercicio práctico
Completa la hoja 17 con «Recuento por estados», «Demanda y plazo», «Punto de reposición» y «Cantidad y límite de compra». Usa el ejemplo de dos unidades diarias y prueba un retraso de cuatro días. La necesidad durante el plazo aumenta en ocho unidades si mantienes la misma demanda.
Después explica qué harías si el proveedor solo admite lotes mucho mayores de lo que puedes financiar. Considera negociar, reducir alcance o buscar otra fuente. El ejercicio termina con una decisión argumentada, no con una orden automática que ignore tus límites económicos.
