Crea los datos de práctica y entiende cada columna

Vas a construir un conjunto de datos pequeño que podrás revisar completo. No necesitas descargar una base de datos ajena ni introducir información de clientes. Las doce líneas de esta lección son ficticias y bastan para practicar importación, relaciones, cálculos, filtros y comprobaciones durante todo el curso.

Una fila representa una línea de venta

La tabla principal se llamará Ventas. Cada fila representa una línea vendida de un producto en una fecha y un canal. VentaID identifica esa línea. En este ejercicio no existe un identificador de pedido distinto. Por tanto el recuento de filas se llamará Líneas y no Número de pedidos.

ProductoID conecta cada operación con un catálogo que crearás más adelante. Cantidad recoge unidades. PrecioUnitario y CosteUnitario son importes por unidad en euros sin impuestos. El coste es directo y no incorpora gastos generales. Canal distingue Tienda y Web. Escribe estos dos valores siempre igual para no crear grupos separados por un espacio o una variante de escritura.

Las fechas se presentan en día, mes y año. Los precios son enteros para que la primera carga no dependa de cómo interprete el programa los decimales. Más adelante darás formato monetario a los resultados. Formato y valor son cosas diferentes: mostrar 10,00 € no multiplica ni transforma un precio de diez euros.

Datos completos de la tienda

Copia la siguiente tabla a una hoja de cálculo o introdúcela mediante Introducir datos. Si pegas desde el navegador revisa que cada encabezado ocupe una columna. No incluyas el título del apartado dentro de los registros. El identificador V01 pertenece a la primera fila de datos y no al nombre de una columna.

Comprueba primero los extremos: V01 tiene dos unidades de P01 y V12 tiene seis unidades de P03. Después cuenta doce identificadores diferentes. Una fila perdida puede pasar desapercibida al observar un gráfico pero aparecerá enseguida si comparas el recuento con esta lista original.

Si trabajas en una hoja de cálculo guarda el archivo como ventas-curso.xlsx en la carpeta Datos. Convierte el rango en una tabla y ponle el nombre VentasOrigen. Si no dispones de una aplicación que guarde ese formato puedes usar Introducir datos en Desktop. El curso ofrecerá las dos rutas y no depende de un archivo adicional incluido en la descarga.

El catálogo de productos

El catálogo describe cada producto una sola vez. Sus columnas son ProductoID, Producto y Categoria. Los tres registros son P01, Cuaderno, Papel; P02, Carpeta, Archivo; P03, Bolígrafo, Escritura. Conserva los identificadores exactamente como aparecen en Ventas. El texto Bolígrafo puede llevar tilde porque es una descripción visible.

No añadas el precio actual al catálogo para sustituir el precio de las operaciones. El precio registrado en cada venta representa las condiciones de esa operación. En una empresa real podría cambiar con el tiempo. Recalcular ventas históricas con un precio de hoy alteraría el pasado sin que nadie hubiera modificado las cantidades vendidas.

En el ejercicio los precios se mantienen estables para facilitar las cuentas: diez euros para el cuaderno, ocho para la carpeta y dos para el bolígrafo. Los costes unitarios respectivos son seis, cinco y uno. Estos valores no pretenden representar precios de mercado. Son números elegidos para comprobar las operaciones sin complicaciones.

Prepara un diccionario mínimo

Un diccionario de datos es una explicación breve de las columnas. Escribe el nombre, su significado, su tipo previsto y una regla de validez. Para Cantidad anota «número entero de unidades, mayor que cero en este ejercicio». Para ProductoID anota «texto que debe aparecer una vez en el catálogo y puede repetirse en Ventas».

En Fecha indica que representa el día de la venta. No es la fecha de cobro ni la de envío. En Canal explica que solo se admiten Tienda y Web en este conjunto. En VentaID señala que no debe estar vacío ni repetirse. Estas reglas serán útiles cuando practiques controles de calidad.

No conviertas una restricción didáctica en una regla universal. En otra empresa podría haber devoluciones con cantidades negativas o ventas pendientes de completar. Si amplías el proyecto tendrás que decidir cómo representarlas. Lo que importa ahora es que todos los registros sigan una definición común y que cualquier excepción quede documentada.

Calcula las cifras de control

Antes de utilizar DAX suma manualmente las cantidades. Debes obtener sesenta y tres unidades. Multiplica en cada fila cantidad por precio y suma los resultados: las ventas totales son doscientos sesenta y seis euros. Repite con el coste unitario: el coste directo es ciento cincuenta y dos euros. La diferencia son ciento catorce euros de margen comercial.

Por meses las ventas son ciento veintidós euros en enero y ciento cuarenta y cuatro en febrero. Los costes son setenta y ochenta y dos euros respectivamente. El margen es cincuenta y dos en enero y sesenta y dos en febrero. Guarda estas referencias en el cuaderno porque las volverás a utilizar cuando filtres el informe.

Por producto las ventas suman ciento treinta euros para Cuaderno, cuarenta y ocho para Carpeta y ochenta y ocho para Bolígrafo. No memorices solo el total general. Un modelo puede conservar doscientos sesenta y seis euros y asignarlos mal a los productos. Las comprobaciones por grupos detectan errores que el total no revela.

Errores habituales

No introduzcas una fila «Total» debajo de las ventas como si fuera otra operación. El programa debe calcularla. Si importas tanto las líneas como su suma terminarás contando lo mismo dos veces. Evita también celdas combinadas, filas decorativas y símbolos monetarios escritos como parte del texto de cada número.

Si el pegado coloca todo en una columna no intentes continuar y corregirlo en el gráfico. Revisa el origen o utiliza Introducir datos con columnas separadas. La estructura tiene que estar bien antes de modelar. Una tabla pequeña permite corregir el problema de forma visible sin recurrir a transformaciones que todavía no conoces.

Ejercicio práctico

Crea las doce ventas y el catálogo de tres productos. Revisa los identificadores uno a uno y calcula las cifras de control. En la hoja 3 completa «Ubicación de los datos», «Significado de una fila», «Reglas de columnas» y «Totales manuales». Conserva la fuente sin cambios durante las próximas lecciones.

Lo que deberías recordar

– El curso utiliza doce líneas ficticias y tres productos.
– Los precios y costes pertenecen a cada operación.
– La tabla de origen no debe contener una fila de totales.
– Los controles generales y por grupos se complementan.

Siguiente lección: Importa los datos y revisa la primera carga.

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