Un informe resulta útil cuando puede volver a calcularse con registros nuevos sin rehacerlo. En esta lección vas a probar una actualización pequeña, reconocer qué depende del origen y escribir un procedimiento de mantenimiento. Trabajarás en una copia para conservar intactos los controles de las doce ventas originales.
Diferencia guardar y actualizar
Guardar conserva el estado del archivo de trabajo. Actualizar vuelve a ejecutar la lectura y transformación de los datos según las conexiones configuradas. Si añades una venta al libro de origen y solo guardas el PBIX, no debes dar por hecho que esa línea ya está incorporada al modelo.
En el modo de importación usado aquí, el informe trabaja con los datos que se han cargado. El libro puede cambiar sin que el informe lo refleje hasta que actualices. Por eso una cifra necesita contexto temporal: qué periodo describe y cuándo se ha revisado su carga.
No confundas la fecha de la última venta con la fecha de actualización. Un archivo actualizado hoy puede contener operaciones solo hasta febrero. Ambas fechas comunican cosas diferentes y ninguna sustituye a una comprobación de que la fuente está completa.
Prepara una copia de ensayo
Guarda el proyecto como tienda-prueba-actualizacion.pbix. Si utilizas Excel, duplica también el libro y cambia la consulta para apuntar a esa copia. Así la prueba no modificará accidentalmente el proyecto base cuando vuelvas a actualizarlo después.
En la copia del origen añade V13 con fecha 01/03/2026, ProductoID P01, Canal Tienda, Cantidad 1, PrecioUnitario 10 y CosteUnitario 6. Verifica que la fila pertenece a la tabla de Excel y no queda fuera de su rango. Guarda el libro antes de volver a Desktop.
Si usaste Introducir datos, abre el paso Origen mediante su configuración y añade allí la fila en la copia del proyecto. Después aplica los cambios. Esta ruta es manual: no simula una conexión automática con un archivo externo. El objetivo es comprobar cómo el modelo absorbe un registro nuevo.
Actualiza y revisa el resultado esperado
Ejecuta Actualizar en Desktop y espera a que termine. Debes obtener trece líneas, sesenta y cuatro unidades, 276 euros de ventas, 158 de coste y 118 de margen. Marzo debe mostrar diez euros de ventas. El calendario ya incluye esa fecha porque abarca todo 2026.
Comprueba también Cuaderno. Sus ventas deben aumentar de 130 a 140 euros y sus unidades de trece a catorce. Web no cambia porque la nueva línea pertenece a Tienda. Este control por grupos ayuda a confirmar que la operación se ha clasificado correctamente.
Si el total aumenta pero marzo no aparece revisa el filtro de página o del visual. Quizá limitaste la presentación a enero y febrero. Una actualización puede estar bien y seguir oculta por un filtro antiguo. Revisa datos y presentación por separado.
Diagnostica una ruta rota
Una consulta a un archivo local depende de su ubicación. Si lo renombras o mueves, puede dejar de encontrarlo. Revisa la configuración del origen y selecciona la nueva ruta cuando el cambio sea intencionado. No crees una segunda consulta que deje la primera rota sin documentar qué ha pasado.
En la copia de ensayo puedes renombrar temporalmente el libro, intentar actualizar y leer el mensaje. Devuelve después el nombre correcto y repite. Esta prueba te enseña a reconocer un fallo de acceso sin confundirlo con una fórmula DAX incorrecta.
Si un archivo está en una carpeta sincronizada, distingue la ruta local del servicio de almacenamiento. Que se sincronice con la nube no significa que cualquier proceso remoto pueda acceder a la misma ruta de tu ordenador. El tipo de conexión elegido importa para planificar la actualización en el servicio.
Revisa cambios de estructura
Una columna renombrada puede romper pasos posteriores. Una hoja eliminada puede impedir la navegación. Una nueva columna puede llegar sin que el informe la utilice. Estos casos no son equivalentes a añadir filas con la estructura conocida.
Antes de sustituir una fuente comprueba nombres, tipos, claves y nivel de detalle. Si el nuevo fichero contiene totales mensuales en lugar de líneas de venta, no es un reemplazo compatible aunque se llame igual. Mantén una ficha de la estructura esperada para detectar ese cambio antes de publicar cifras incorrectas.
Las transformaciones deben ser comprensibles para quien mantiene el proceso. Si un paso filtra un producto fijo o elimina errores, anota por qué. De lo contrario una actualización puede omitir datos nuevos de forma silenciosa y parecer correcta porque termina sin avisos.
Planifica la actualización en el servicio
Si publicas un modelo importado, revisa credenciales, conexiones y programación de actualización en el servicio. Los orígenes locales pueden necesitar una puerta de enlace que permita al servicio acceder a ellos. No basta con que el informe funcione en tu ordenador mientras tienes el archivo abierto.
La necesidad concreta de puerta de enlace depende del origen y de la configuración. Para una fuente en la nube compatible puede existir otro tipo de conexión. No instales componentes sin necesidad ni guardes contraseñas en notas del informe. Usa el procedimiento autorizado del entorno.
Define quién revisará los errores, con qué frecuencia necesita datos nuevos y qué hará si falla una carga. Una programación automática sin responsable deja un informe envejecido que puede seguir pareciendo actual. La fecha de cobertura y un control de resultados ayudan a reconocer ese riesgo.
Escribe un procedimiento breve
Tu procedimiento puede indicar: comprobar que el origen está completo, guardar la fuente, actualizar, revisar recuento y totales, comprobar el último periodo y guardar la versión validada. Añade dónde registrar incidencias y cómo recuperar la copia anterior.
No publiques una versión nueva solo porque desapareció el aviso de error. Repite los controles de negocio. Un proceso puede ejecutarse correctamente sobre el archivo equivocado y devolver números técnicamente válidos pero ajenos al periodo esperado.
Errores habituales
Guardar se confunde con actualizar. Una fila nueva puede quedar fuera de la tabla de origen. Un filtro antiguo puede ocultar el periodo recién cargado. Una ruta local no queda accesible remotamente por el mero hecho de publicar. Todos estos casos requieren comprobaciones diferentes.
Ejercicio práctico
Realiza V13 únicamente en la copia y verifica los cinco totales nuevos. En la hoja 18 completa «Cambio de origen», «Resultados de actualización», «Incidencia de conexión» y «Responsable y rutina». Al terminar vuelve al proyecto base de doce líneas para las comprobaciones del resto del curso.
Lo que deberías recordar
– Guardar el proyecto y cargar cambios de la fuente son acciones distintas.
– Una actualización debe comprobarse con resultados esperados.
– La conexión local y la conexión del servicio pueden requerir configuraciones diferentes.
– El mantenimiento necesita un responsable y una rutina documentada.
Siguiente lección: Revisa calidad y rendimiento antes de entregar.
