Publicar un informe y autorizar a otras personas a verlo son decisiones relacionadas pero distintas. En esta lección vas a preparar una distribución prudente, revisar el contenido del archivo y reconocer las opciones de colaboración. Si no tienes una cuenta adecuada puedes completar la preparación sin realizar ninguna publicación.
Distingue archivo, informe y servicio
El archivo PBIX es tu documento de trabajo de Desktop. Puede contener datos importados además de las consultas y el diseño. El servicio de Power BI permite alojar informes y modelos semánticos para consultarlos mediante una cuenta y los permisos correspondientes. No debes tratar un PBIX como una simple imagen de sus páginas visibles.
Antes de compartir piensa qué estás entregando. Una exportación estática ofrece una fotografía del informe. Un archivo de trabajo permite otras operaciones según su contenido. Un acceso al servicio puede permitir visualizar o también editar, construir contenido o redistribuirlo dependiendo de los permisos concedidos.
Para La Encina usamos datos ficticios sin personas identificables. Eso hace adecuado el ejercicio para practicar. En un negocio real revisarías nombres, correos, identificadores, costes internos y cualquier columna que no sea necesaria para el destinatario. Ocultarla del panel de campos no equivale a retirarla del conjunto de datos.
Comprueba cuenta, licencia y destino
Las posibilidades de publicación y colaboración dependen de las licencias, la capacidad y las políticas de la organización. Revisa la documentación vigente y lo que tenga contratado tu entorno. No contrates una opción solo porque una pantalla de prueba la sugiera. Primero define quién necesita crear y quién necesita consultar.
Si no dispones de un entorno autorizado, conserva el trabajo local y realiza el ejercicio como plan de publicación. La parte central del curso no depende de pagar por compartir. Tampoco debes utilizar una cuenta personal de otra persona para superar una restricción organizativa.
Escribe el destino previsto, el responsable del informe y los destinatarios concretos. Una lista breve permite comprobar después si los permisos son los necesarios. «Todo el mundo de la empresa» suele ser una descripción demasiado amplia cuando el archivo contiene información interna que no todos necesitan.
Prepara una versión revisada
Guarda una copia antes de publicar. Revisa que no queden consultas de ensayo, datos de prueba añadidos para provocar errores ni páginas con filtros accidentales. La portada debe mostrar su estado inicial acordado y explicar que los datos son ficticios en este ejercicio.
Comprueba las medidas, los títulos y la navegación. Si el informe incluye una nota con una cifra fija revisa que siga siendo correcta. También conviene anotar la fecha de revisión del documento. No la confundas con la fecha máxima de las ventas ni con el momento de la última actualización de la fuente.
Elimina del modelo columnas innecesarias cuando sea razonable hacerlo y hayas revisado sus dependencias. Cuantos menos datos irrelevantes distribuyas, más fácil será mantener el informe y controlar su alcance. No borres identificadores que necesitas para relaciones o controles sin comprobar sus usos.
Publica solo en un espacio autorizado
Si cuentas con permisos y un entorno adecuado, utiliza Publicar desde Desktop e inicia sesión en la cuenta prevista. Selecciona el área de trabajo correcta. Comprueba su nombre antes de confirmar. Publicar en un lugar equivocado puede exponer el informe a colaboradores distintos de los que tenías en mente.
Si aparece una advertencia de sustitución de contenido existente, detente a revisar qué elemento se reemplazará. No aceptes por costumbre. Una versión nueva puede modificar el modelo del que dependen otros informes. En este ejercicio puedes usar un nombre específico para evitar confundirlo con trabajos reales.
Después abre el informe en el servicio y comprueba las páginas. Publicar correctamente no demuestra que todo se vea igual ni que los destinatarios tengan acceso. Repite las pruebas de filtros y de detalle antes de considerar preparada la distribución.
Concede el acceso necesario
Comparte con personas concretas o mediante el mecanismo aprobado por tu organización. Revisa opciones adicionales como permitir volver a compartir o dar permisos para crear contenido con el modelo. No actives permisos amplios si el destinatario solo necesita leer un informe.
Prueba con una persona autorizada que tenga el papel previsto, no únicamente con tu cuenta de autor. Tu acceso puede ser más amplio y ocultar problemas de licencia o permisos. Pide que confirme que puede abrir la página correcta y que no ve contenido ajeno al encargo.
La seguridad por filas es una función distinta que permite restringir registros en diseños preparados para ello. No queda configurada por añadir un segmentador de canal. Tampoco un filtro de página constituye una frontera de seguridad. Este curso no implanta un sistema de seguridad por filas para datos reales.
Comprende el alcance de Publicar en la web
Publicar en la web crea acceso público sin autenticación. No es una solución para enviar un informe interno a un compañero evitando permisos. Solo debería plantearse para información que pueda difundirse públicamente y tras revisar el contenido completo y las políticas aplicables.
No lo utilices para ventas reales, clientes, costes internos o datos personales. Que la dirección sea larga o difícil de adivinar no la convierte en privada. Para este curso tampoco necesitas activar esa opción: basta con reconocerla y distinguirla de compartir mediante acceso controlado.
Errores habituales
Enviar el PBIX pensando que contiene solo gráficos puede distribuir más datos de los previstos. Confundir un filtro con seguridad deja información accesible. Publicar en un área equivocada amplía destinatarios. Utilizar una opción pública para evitar una dificultad de acceso cambia radicalmente el alcance de la difusión.
Ejercicio práctico
Prepara una ficha de distribución sin publicar nada si no tienes un entorno autorizado. En la hoja 17 completa «Contenido que se comparte», «Destinatarios y permisos», «Área de trabajo prevista» y «Prueba de acceso». Si realizas la publicación, anota además el resultado de la revisión con una cuenta lectora autorizada.
Lo que deberías recordar
– Publicar y conceder acceso son operaciones distintas.
– Un archivo de trabajo puede contener datos además de sus páginas.
– Las licencias y las políticas deben comprobarse en el entorno actual.
– Publicar en la web significa acceso público, no colaboración privada.
Siguiente lección: Actualiza los datos y prepara el mantenimiento.
